Wie Solingen mit Hilfe von Polyteia Personallücken schließt, bevor sie zum Problem werden.
Die Stadt Solingen optimiert ihre Personalsteuerung mit Polyteia. Mit Unterstützung datenbasierter Analysen auf Basis von SAP HCM erkennt die Personalabteilung Fachkräftebedarfe frühzeitig, reduziert Personalengpässe und verbessert die strategische Planung.
Über.
Solingen ist eine kreisfreie Stadt in Nordrhein-Westfalen mit etwa 166.000 Einwohnern. Die Stadtverwaltung beschäftigt über 3.200 Mitarbeitende, die in mehr als 30 Stadtdiensten tätig sind. Ihre Aufgaben umfassen unter anderem Bürgerservices, Sicherheit und Ordnung, Soziales, Jugendförderung, Schulen sowie Planung und Bau.
Herausforderung.
Die Personalabteilung der Stadt Solingen ist für eine Vielzahl an personalbezogenen Aufgaben verantwortlich – von Personalabrechnungen über Recruiting bis hin zur strategischen Personalplanung. Die Leitungsebene der Abteilung Personal steht vor der Herausforderung, den Personaleinsatz effizient zu steuern. Oft werden Personalengpässe zu spät erkannt. Das belastete die verbleibenden Angestellten enorm, die mit weniger Kapazität mehr erledigen müssen.
Das Problem liegt im Datenmanagement. Die Mitarbeitenden mussten Personaldaten regelmäßig meist händisch aus dem bestehenden SAP-System exportieren. Zudem haben sie für Auswertungen auf Excel und Word zurückgegriffen. Das kostete viel Zeit und ist fehleranfällig.
Lösung.
Die Personalabteilung der Stadt Solingen rund um Kai Wissmann hat Polyteia eingeführt, um die Personalsteuerung datenbasiert aufzustellen. Die Abteilung nutzt Polyteia um tagesaktuelle Auswertungen und Berichte aus den Daten des Personalfachverfahrens (SAP HCM) über eine Schnittstelle zu erstellen und diese zu automatisieren.
Die über 100 Nutzer:innen können auf Kopfdruck die aktuelle Mitarbeiterentwicklung oder Abwesenheitsquoten betrachten und Prognosen, z. B zu Renteneintritten, aufsetzen und visualisieren. Das spart enorm Zeit. Damit erkennt die Abteilung Personalengpässe frühzeitig und kann reagieren. Zudem haben alle Abteilungsleiter:innen Zugriff auf jeweils ihre eigenen Personaldaten, um mit den Modulen Auswertungen und Berichte flexibel eigene Analysen zu bauen, etwa um auf Anfragen aus der Politik zu reagieren.
Weil die IT-Kapazitäten der Personalabteilung durch das Tagesgeschäft hoch ausgelastet werden, entschied sich die Stadt Solingen, zusätzliche Dienstleistungen von Polyteia zum Aufsetzen einer Lösung für den Personalbereich zu nutzen.
Das Implementierungsteam von Polyteia hat die gesamte System- und Datenintegration sowie der Einrichtung und Konfiguration der Plattform übernommen und umgesetzt. Dies umfasste auch die Einrichtung und Pflege der Schnittstelle zu SAP HCM sowie die die Koordination mit dem kommunalen IT-Dienstleister. Darüber hinaus hat Polyteia die Anforderungen an Rechte- und Rollenkonzepte erhoben, implementiert und die Mandantenkonfiguration in der Polyteia Plattform unterstützt.
